Het luisterend oor.

Soms is er zelfs geen expliciete vraag en bestaat hun inzet uit niets anders dan het bieden van een  luisterend oor. Soms betreft het een zaak waarin de mediator te maken heeft met strijdige beroeps- of gedragsregels: de zogenaamde ethische dilemma’s. Alleen al het voor kunnen leggen van het geconstateerde dilemma kan dan al voldoende zijn voor de mediator om daarna zelf een beslissing te nemen over de vraag: hoe verder?

Soms wil je als mediator alleen een antwoord op een gestelde vraag. En dat het daarbij blijft. De vraagbaakfunctionarissen geven dan meestal aan beschikbaar te zijn voor naderhand opgekomen vragen. Voor de voortgang in dat lopende dossier kan een e-mailbericht dan heel praktisch en zinvol zijn. De ervaring leert dat het heel goed is om die “moeilijke” e-mails nog eens voor te leggen aan een deskundige collega mediator, zijnde de vraagbaak. De formulering let heel nauw en ieder woord zal goed bekeken moeten worden.

Schrijven

Wij vinden dat in de opleiding tot mediator er aandacht gegeven zou moeten worden aan het schrijven van e-mails en andere schriftelijke stukken. Als een op zichzelf staand onderwerp. Of in het kader van een meer omvangrijker training. Met de precieze tekst in een e-mail kun je wonderen verrichten. Maar ook onduidelijkheden vergroten en daarmee verdere escalatie van het conflict veroorzaken.

Het maken van een uitvoerig verslag na een bespreking is in beginsel niet zonder risico. Het kan een discussie over punten en komma’s tot gevolg hebben. De zaak zal ermee alleen maar ingewikkelder worden. De vraagbaakfunctionarissen raden dan ook aan om stil te staan bij de vraag om in voorliggende gevallen wel of niet een uitgebreid verslag op te stellen. En te kijken of een “voortgangs-mail” wellicht meer geëigend is. In zo’n e-mailbericht staan dan enkel en alleen de punten van de afgelopen bespreking. Punten die echt van belang waren en waarmee partijen aan de slag kunnen. Punten zoals: afspraken en huiswerk. Ook zo’n  e-mailbericht verdient aandacht en kan soms niet eenvoudig zijn. Wil je daarover sparren met de vraagbaakfunctionarissen? Benader ze!

Een tip

Afsluitend de tip om “moeilijke” e-mails niet meteen te versturen, en als het enigszins kan er “een nachtje over te slapen”. Of deze voor te leggen aan een andere mediator/de NMv- vraagbaakfunctionaris.

Weet dat zij altijd een luisterend oor hebben, kunnen adviseren en met raad kunnen bijstaan. Schroom dus niet om ze te benaderen.